Getest en goedgekeurd: 20+ ongewone tips en tools die je productiviteit boosten

Geef uitstelgedrag en concentratieproblemen geen kans

Ook op zoek naar manieren om efficiënter werken, minder snel afgeleid te raken en meer gedaan te krijgen op een dag? Duik in deze lijst met ongewone productiviteitstips en -tools die ik de afgelopen jaren met succes uittestte. Voor mij werken ze in ieder geval beter dan de standaardtips die ik overal tegenkwam.

Werk je voor een baas, ben je vaak thuis aan de slag, of ben je een freelancer? Pik eruit wat lukt en werkt voor jou en doe er je voordeel mee. Succes!

Afgeleid tijdens het thuiswerken?

Freelance copywriter zijn: ik vind het nog altijd de hemel op aarde. Ik doe het werk dat ik het allerliefste doen, kies zelf mijn uren, werk in mijn thuiskantoor of in het zonnetje op mijn terras en ben altijd werknemer van de maand. Zalig, toch?

Zoveel vrijheid zonder het arendsoog van een micromanagende baas klinkt enorm aanlokkelijk. En dat is het ook. Alleen ben ik in Het Schrijfpaleis niet alleen copywriter, maar ook:

• bazin/koningin
• administratief verantwoordelijke
• marketeer
• IT-deskundige
• socialemediabeheerder
• designer
• salesverantwoordelijke
• …

Wil ik dat werk vlotjes afkrijgen, dan benader ik elke vorm van afleiding het best alsof het een hongerige leeuw is: niet. Goed timemanagement, productief werken en geen zenuwinzinking krijgen zijn voor mij dus best belangrijk.

Concentratieproblemen, iemand?

Kamp je regelmatig met deze gevoelens?

• uitstelgedrag en gebrek aan motivatie
• schuldgevoel omdat je amper iets gedaan krijgt
• concentratieproblemen die het onmogelijk maken om de lokroep van Het Internet te weerstaan

Been there, done that.

Daarom ging ik de afgelopen jaren op zoek naar tools en tips die:

• mijn concentratievermogen verbeteren
• mijn productiviteit verhogen
• me helpen om efficiënter te werken.

Het zijn niet altijd de meest voor de hand liggende trucs, maar voor mij werken ze. Voor jou ook?

Productief werken: goed begonnen is half gewonnen

1. Las een heilig uur in

Maandag: de start van je werkdag. Even je mail checken. Snel nog een rondje Facebook en Instagram. Een ultrasnelle blik op de klok. Er is al een uur voorbij.

Oeps.

Begin je dag door een uur aan een opdracht of andere belangrijke taak te werken:

• Open je mailprogramma nog niet, tenzij je het écht nodig hebt om je werk te kunnen doen.
• Zet je gsm op stil en leg hem uit het zicht
• Laat collega’s weten dat ze je alleen mogen storen als er brand is, of als er gratis ijsjes worden uitgedeeld.
• Vermijd opzoekingen op het internet: schrijf op wat je wilt nakijken, en zoek achteraf alles in 1 keer op.

Ziezo, jij hebt al een uur nuttig werk verzet. Voelt goed, hé? Neem gerust een korte pauze, of kies dit moment om je mails te checken.

2. Fris deze productiviteitstips nog eens op

Deze tips om je beter te concentreren en productiever te werken ken je vast al. Voor mij werken ze prima. Benieuwd naar tips en tools die je nog niet allemaal kent? Scrol even verder.

• Breng structuur in je dag.
• Neem je pauzes ver weg van je computer.
• Leg je smartphone uit het zicht en zet hem op stil.
• Open je mailbox maar een paar keer per dag en zet de meldingen uit. Deze tip is echt een aanrader: je zult ervan schrikken hoe afleidend het is om ‘snel even te kijken waar dat mailtje over gaat’.
• Groepeer taken die op elkaar lijken. Taken die voor jou minder inspannend zijn, plan je in dat deel van de dag waarin je minder goed kunt focussen. In mijn geval plan ik telefoongesprekken en administratie zo veel mogelijk ’s middags.
• Las af en toe wat beweging in.
• Werk je thuis? Richt een werkplaats(je) in en maak het gezellig – maar ook niet té, natuurlijk.

Pak concentratieproblemen aan met deze tips

3. Draag een koptelefoon

Ik kan niet schrijven zonder naar muziek te luisteren. Ben jij ook zo?

Investeer in een comfortabele koptelefoon die niet knelt. Ik gebruik deze al een paar jaar en heb nog geen enkele keer last gehad van pijnlijke oren. Extra voordeel: niets schreeuwt zo duidelijk ‘niet storen’ als een hoofdtelefoon op je oren.

4. Maak werken leuker met muziek

Stel playlists samen met je favoriete muziek, en maak er eventueel een paar voor bepaalde stemmingen. Gebruik je muziekprogramma’s zoals Spotify en Deezer? Dan zetten zij die al voor je klaar.

Pro-tip: je hebt het niet van mij, maar AdBlock werkt bij Deezer. Hoewel je met een abonnement ook niet naar reclame hoeft te luisteren en meer mogelijkheden hebt. Je beste optie is dus een abonnement.

5.Geen fan van muziek? Boost je concentratie met witte ruis

Niet zo happig op muziek tijdens je werk? Probeer witte ruis (white noise) eens uit. Het boost je focus, verlaagt je stress en leidt je niet af zoals muziek dat misschien wel doet.

In deze colored noise generator mix je white noise, pink noise, brown noise, enzovoort tot een verhouding waar jij je prettig bij voelt. De geluiden klinken als zacht geruis, gebrom, stroming onder water, enzovoort.

6. Waan je in een kasteel of café met ambient-mixer

Werk jij het beste als je in een rumoerige omgeving zit? Of brengt de rustgevende stilte van een bibliotheek je net volledig tot rust? Op ambient-mixer verken je verschillende settings met omgevingsgeluiden die je instant naar een Schots koffiehuis, middeleeuws kasteel, of de leerlingenkamer van Griffoendor katapulteren.

Je kunt elke mix aanpassen, en er ook zelf 1 samenstellen. Een aanrader!

7. Ban afleidende websites met StayFocusd

Er zijn talloze extensies en apps om afleidende websites te blokkeren. Mijn favoriet is StayFocusd.

Je kiest welke websites je wilt blokkeren, en op welke tijdstippen van de week. Wil je de instellingen aanpassen? Dan moet je eerst een behoorlijk blok tekst overtypen.

En nee, copy-paste biedt in dat geval geen uitweg. Gelukkig is dat typewerk niet nodig als je de instellingen strenger maakt. Want dat was tenslotte je bedoeling, toch?

Nog een coole optie van StayFocusd: the Nuclear Option. Daarmee blokkeer je het volledige internet (er zijn nog andere opties) voor een bepaalde periode. Klik op ‘nuke ‘em!’ en je krijgt het onderstaande te zien. Geef toe: je krijgt zo toch ook het gevoel dat je met je werk de wereld gaat redden?

Tips en tools om je productiviteit en focus te verbeteren

8. Behoud het overzicht met Trello

Als freelance copywriter ben ik een enorme fan van Trello. Het kanbansysteem is voor mij ideaal om te zien welke opdrachten op mij wachten, in welke stadium ze zitten, en wat er nog moet gebeuren. De kolommen die ik gebruik zijn:

• aanvraag
• start
• bezig
• dubbelcheck
• bij klant
• goedgekeurd

Gewoon je opdrachtkaart verslepen naar de juiste kolom, et voilà. De gratis versie is bovendien erg uitgebreid: geef opdrachtkaarten een deadline, voeg een checklist toe, sorteer je kaarten automatisch, enzovoort.

 

9. Check waar je tijd naartoe gaat met Toggl

Wil je voor jezelf bijhouden waar je je werktijd aan besteedt? Of ben je freelancer en wil je weten hoeveel tijd je aan je opdrachten spendeert? Toggl is gratis en kinderlijk eenvoudig te gebruiken. Typ wat je aan het doen bent, selecteer eventueel bij welk project je taak hoort, en klik op de groene playknop. Timer vergeten afzetten? Achteraf kun je nog aanpassingen doen.

Het is even wennen, maar als je alles goed bijhoudt, zie je duidelijk waar je tijd naartoe gaat. Dat hoef je zelf trouwens niet te gaan uitrekenen: in de tool vind je handige overzichten.

 

10. Werk geconcentreerd met Forest

De Pomodoro-techniek ken je vast wel. Met Forest stel je zelf in hoelang je productief aan iets wilt werken. Tijdens je werk begint er een boompje te groeien. Verlaat je de app voor de tijd om is? Dan sterft je creatie. Zielig, toch?

Extra bemoedigend: Forest plant ook in het echt bossen aan. Hoe beter jij werkt, hoe groener onze planeet wordt.

11. Stel de focusmodus van Word in

Niet voor alles heb je een tool nodig. Werk je dagelijks in Word-documenten? Probeer dan de focusinstelling eens uit. Die zorgt ervoor dat je document het hele scherm inneemt en verbant elke afleiding van je scherm.

Ook eens proberen? Ga in het tabblad ‘Beeld’ op zoek naar het onderdeel ‘Focus’. Of klik het aan in de statusbalk onderaan in je document.

 

12. Win tijd met If This Then That (IFTTT)

Verlies je kostbare tijd aan handelingen waarvan je denkt: dit moet toch gemakkelijker kunnen? Neem eens een kijkje bij If This Then That (IFTTT). Via applets koppelt het verschillende apparaten en apps aan elkaar volgens het principe: als X gebeurt, gebeurt Y.

• Creëer snel een afspraak in je Google Agenda door wat details in je notitieapp neer te krabbelen.
• Zet je Android-smartphone automatisch op stil en trillen als je op je werk arriveert.
• Vind je smartphone snel terug door een mail te sturen naar IFTTT.

Zelf heb ik IFTTT nog niet grondig kunnen uittesten door een smartphone die er geen apps mee bijgeperst krijgt. Toch zitten er ­– ook in de gratis versie – coole functies in die je veel tijd en kopzorgen kunnen besparen.

Tips om uitstelgedrag te bestrijden en je motivatie terug te vinden

Ah, motivatie. Zelfs al doe je je werk met hart en ziel, toch is het niet altijd gemakkelijk om ervoor gemotiveerd te raken. Enkele tips:

13. Voer de druk op met SnapTimer

Last van uitstelgedrag? Onderneem je pas actie als de deadline akelig dichtbij is? Letterlijk de tijd zien wegsijpelen kan je motivatie een flinke boost geven. SnapTimer is een simpele aftelklok voor Windows die je gemakkelijk in een hoekje van je scherm kunt zetten terwijl je werkt. Zo zie je in 1 oogopslag hoeveel tijd je nog (maar) hebt.

Het geluidssignaal dat het einde van de tijd aangeeft, kun je zelf instellen.
Ik koos natuurlijk voor een misthoorn.

Tip: deze techniek werkt het best als je kleine blokken van bijvoorbeeld een halfuur instelt.

14. Hak je taak in micobrokjes

Verdeel je taken in hapklare brokjes. Vraagt dat nog te veel werk? Hak dan nog meer: tot je een microblokje overhoudt waar je wel aan wilt werken. Bijvoorbeeld: ‘Open het Word-document’. ‘Kopieer de briefing’, ‘Schrijf 1 zin’, enzovoort. Voor je het weet, ben je vertrokken.

15. Vergeet kikkers: begin met de gemakkelijkste taak

Eat the frog is een populair concept: begin eerst met de moeilijkste taak, zodat daarna niets je nog in de weg staat. Kan werken, maar soms ook niet. Gevolg? Je stelt de moeilijkste taak een hele dag uit.

Eat the muffin is op zulke dagen toepasselijker: begin met het gemakkelijkste, zodat je het gevoel krijgt dat je toch al werk hebt verzet. Zo verzamel je genoeg moed om aan de volgende uitdaging te beginnen.

16. Begraaf de lat

Soms begin je niet aan een taak omdat je denkt dat je die niet goed genoeg zult uitvoeren. Mijn tactiek? Ik neem me voor om de slechtste tekst ooit te schrijven. Zo raak ik toch uit de startblokken, en laat ik me niet belemmeren door ‘wat een slechte titel’ of ‘dit is echt de raarste zinsconstructie ooit.’ Die tekst staat vliegensvlug op papier, en achteraf heb ik er niet veel werk meer aan #perksofthecopywriter

17. Maak een spel van productiviteit met Habitica

Halen lijstjes, reminders en zweepslagen niets uit om je concentratie en productiviteit te verbeteren? Probeer de gratis productiviteitsapp Habitica eens. De slogan van Habitica is gamify your life: de app maakt kinderspel van productief leven en helpt je om je motivatie terug te vinden.

Rond je je taken af en hou je je gewoontes vol? Dan wordt je avatar beloond met wapenuitrustingen, magische vaardigheden en mysterieuze huisdieren. Samen met je gilde trek je er vervolgens op uit om monsters te verslaan. In mijn geval was dat de Bookwyrm, toen ik de uitdaging aanging om het aantal boeken dat ik lees weer op te drijven.

18. Schrijf je belangrijkste taken op

Onduidelijkheid knaagt aan je motivatiegevoel en katapulteert je als een ongeleid projectiel van je mailbox naar WhatsApp, Facebook en LinkedIn (even connecteren, als je daar dan toch bent?). Schrijf daarom ’s ochtends op waar je vandaag zeker aan wilt werken, of doe dat de dag voordien, op het einde van je werkdag.

19. Nog meer duidelijkheid: zet je planning in Trello

Pro-tip: zet je dikwijls je planning netjes in je agenda, om vervolgens de hele volgorde om te gooien? Been there, done that. Ik kies liever op het moment zelf wanneer ik aan welke taak van die dag werk. Zette ik mijn taken minutieus in mijn agendaplanner? Dan verlies ik daar vooral veel tijd mee.

Enter Trello (zie ook eerder): omdat elke opdrachtkaart een deadline heeft, zie ik in 1 oogopslag wat prioriteit heeft. Die kaarten kopieer ik dan van mijn opdrachtenbord naar mijn planningsbord: dat heeft een kolom voor elke dag van de week. Gewoon even in het juiste kolommetje pleuren en klaar is kees.

Taken die afgerond zijn, archiveer ik. En kreeg ik iets toch niet afgewerkt? Dan verhuis ik dat gewoon naar de kolom van de volgende dag. Wel zo handig.

Let op: deze methode is vast niet geschikt voor elke soort job. Maar probeer het gerust eens uit: de tool gratis.

Tips om te ontspannen tijdens je productieve dag

20. Krijg nieuwe energie van een doordachte pauze

Af en toe pauze nemen geeft je nieuwe energie. Verspil je tijd niet aan een rondje Facebook of Boredpanda: neem echt even de tijd voor jezelf. De tips hieronder zijn vermoedelijk het gemakkelijkst toe te passen als je thuiswerkt – tenzij je een heel ruimdenkende baas hebt. Hier zijn een paar van mijn favorieten:

• Haal een frisse neus.
• Ga een rondje joggen.
• Laat je hond uit (of leen de hond van je buren).
• Doe een paar snelle yogaoefeningen: dat kan zelfs achter je bureau.
• Zwaai – verantwoord – rond met een kettlebell. (Lees je op een ander moment even in en test deze work-out voor beginners op voorhand al eens uit).
• Doe een ademhalingsoefening of duik in een korte meditatieoefening.
• Los een woordzoeker op, liefst offline.
• Doe je taekwondo zoals ik? Oefen je poomsae in.

Productiviteit verbeteren: wat werkt voor jou?

Werken de tools en tips hierboven altijd? Natuurlijk niet. Gelukkig hoeft de boog niet altijd gespannen te staan. Maar als het er echt om spant, dan weet ik dat ik de toolbox hierboven in de strijd kan gooien.

Welke gouden tip ontbreekt er volgens jou nog op deze lijst? Laat het snel weten in de comments.